Utilizando o Messaging Records Management do Exchange Server 2007 - Parte II

Por Anderson Patricio

 

O recurso Messaging Records Management (MRM) do Exchange Server 2007 vêm para auxiliar o Administrador de Mensageria em dois importantes pontos: reduzir o risco de perda de mensagens importantes numa organização, protegendo as mensagens de acordo com a política interna de segurança da empresa e/ou obrigações legais; remover conteúdo que não agrega valor ao negócio.

Nesta segundo artigo estaremos abordando a associação da política criada aos usuários, gerenciamento do Managed Folder Assistant e como o usuário verifica esta funciona no OWA 2007.

Associando uma política à um usuário..

Agora que já temos a Managed Folder Mailbox Policie criada devemos associá-la a um usuário, podemos fazer individualmente por usuário ou através do Exchange Management Shell aplicando a vários usuários com um único cmdlet. Para definirmos a política utilizada por um usuário devemos efetuar os seguintes passos:

1. Abrir o Exchange Management Console

2. Expandir Recipient Configuration

3. Clicar em Mailbox

4. Selecionar o usuário desejado, em nosso exemplo Anderson Patricio e clicar em Properties na Toolbox Actions

5. Devemos ir até a guia Mailbox Settings clicar em Messaging Records Management e clicar no botão Properties que está localizado logo acima.

6. Devemos marcar o checkbox da opção Managed folder mailbox policy e clicar em Browse... para defirmos a política.

7. Select Managed Folder Mailbox Policy. Serão listadas todas as políticas existentes na organização, devemos escolher a política apropriada, em nosso artigo "Politica Financeiro". Feito a escolha devemos clicar em OK.

8. Messaging Records Management. Voltamos a tela inicial do Messaging Records Management com a política definida, devemos clicar em OK.
   Observação: a opção abaixo Enable retention hold for items in this mailbox pode ser utilizada para desabilitar o Messaging Records Management por um período, que pode ser o período de férias do usuário.

9. Nos será mostrado um aviso informando que esta funcionalidade somente é implementada em Outlook 2007 e superiores, nas versões legadas não é utilizado. Agora que estamos cientes devemos clicar em Yes.

Configurando Managed Folder Assistant...

O serviço do Exchange que trata da criação de Pastas Gerenciadas e aplicação do conteúdo de gerenciamento nos usuários, é o Exchange Mailbox Assistant, e definimos a utilização do mesmo em nível de servidor que possui o papel de Mailbox Server na organização Exchange.

O Mailbox Assistant quando está sendo executado ele processa todas as mensagens do servidor. Se o processo não for concluído durante o tempo que nós definimos ele irá reiniciar o processo do ponto onde ele parou da próxima vez que ele for executado. Existe um Manage Folder Assistant para cada servidor.

Para configurarmos o Managed Folder Assistant, devemos efetuar os seguintes passos:

1. Abrir o Exchange Management Console

2. Expandir Server Configuration

3. Clicar em Mailbox

4. Clicar no Work Panel no servidor desejado, em nosso artigo SRV-E07-01

5. Na Toolbox Actions clicar em Properties

6. Ir até a guia Messaging Records Management e clicar em Customize para definirmos um horário para ele ser executado.

7. Schedule. Devemos definir o horário onde iremos executar o Managed Folder Assistant, este horário não deve coincidir com horário de backup e também deve levar em conta o número de mailboxes envolvidas no processo para determinados o período de execução. Feito as escolhas devemos clicar em OK.

8. Voltando a tela de periodicidade do Managed Folder Assistant, podemos verificar que agora está o valor Use Custom Schedule, devemos clicar em OK.

 

Uma forma de visualizarmos exatamente o horário que definimos que será executado o Managed Folder Assistant é através do Exchange Management Shel através do cmdlet Get-MailboxServer, como mostra a figura abaixo:

 

 

Em determinados casos queremos que as políticas sejam aplicadas imediatamente, para isto utilizamos o cmdlet chamado Start-ManagedFolderAssistant como mostra a figura abaixo:

 

A experiência do usuário...

Até o presente momento, configuramos só a parte servidor da solução, depois que definimos todos os pontos chegou a hora do usuário final verificar como funciona.

 

Depois que forçamos a aplicação do Managed Folder Assistant, já podemos abrir a caixa do usuário que está especificado na política e já conseguimos utilizar as Managed Folders, verificamos no quadro da esquerda as duas pastas que associamos a políticas e no quadro da direta conseguimos visualizar o texto que definimos e o espaço utilizado até agora na pasta.

 

 

Conclusão

 

Neste artigo mostramos como configuramos a política nos usuários, Mailbox Server e como é a experiência do usuário final utilizando o Messaging Records Management.

 

Anderson Patricio
http://www.andersonpatricio.org