Análise do produto: Exclaimer Cloud–Signatures para Office 365

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Exclaimer é bem conhecido no mundo da Microsoft no que diz respeito às suas soluções de gerenciamento de assinatura de e-mail e eu tenho instalado vários de seus produtos para os meus clientes locais ao longo dos anos. Hoje, estou analisando o Exclaimer Cloud – Signatures para Office 365, que se integra com o Office 365 e traz o mesmo conceito de gerenciamento centralizado de assinaturas de e-mail para a era da nuvem.

Assinaturas de e-mail são um componente visual chave para qualquer empresa, e ter um método consistente para impor o mesmo é muito importante. Usando assinaturas, uma empresa pode facilmente fazer coisas como informar seus clientes sobre um novo produto ou informar seus usuários finais sobre uma nova política. Ter uma ferramenta que permita gerenciá-los a partir de uma localização central torna este processo muito mais fácil e economiza muito custo operacional de sua mesa de serviços de TI.

Implementação do Exclaimer Cloud…

O processo de instalação é extremamente fácil e realmente não requer experiência de TI. Tudo o que é necessário é um navegador web e cerca de 10 minutos do seu tempo.

Basicamente, a única coisa que você precisa saber antes de iniciar é o seu domínio Microsoft (aquele que termina com .onmicrosoft.com). Depois disso, é apenas uma questão de fazer login no portal Exclaimer Cloud (https://portal.exclaimer.com) e seguir uma série de três assistentes de configuração: um para definir a assinatura, outro para criar o primeiro modelo de assinatura e um final que integra o serviço diretamente com o Office 365. Todas as conexões essenciais ao Office 365, necessárias para suporte do Exclaimer Cloud – Signatures para Office 365 são feitas em segundo plano, incluindo os conectores e regras de transporte.

Exclaimer Cloud – Signatures para Office 365 estão hospedadas nos datacenters Microsoft Azure em vários locais ao redor do mundo, como nos EUA, Europa e Austrália. Ele vem com uma página de serviço de saúde que fornece informações de status para o administrador curioso e oferece notificações em tempo real via e-mail ou SMS, se surgir um problema.

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Usando o Signature Editor para criar as suas assinaturas corporativas…

Você pode criar tantos modelos de assinatura de e-mail quanto você deseja. Durante a criação de seu primeiro modelo, você define as informações da empresa (endereço, logo, etc.) que deseja exibir e, em seguida, inicia o design da assinatura do zero ou usa um modelo pré-construído de uma das seguintes categorias:

  • Cartões de visita.
  • Decorativo.
  • Isenções.
  • Assinaturas.
  • Vertical.
  • Sem imagens.

Depois de selecionar como você deseja iniciar seu modelo de assinatura de e-mail, você pode alterar literalmente qualquer coisa nele. À esquerda da tela, uma caixa de ferramentas com Text & Fields, Social Media, Legal & Compliance, Tables & Image e Icons permite que você selecione e escolha quais itens colocar em sua assinatura. No meio, você pode brincar com os campos de assinatura diferentes. Clicando em um desses campos, abrirá uma nova janela com várias opções, incluindo formato de texto, plano de fundo, visibilidade e assim por diante. Para tornar as coisas ainda mais fáceis, uma visualização de todas as alterações feitas são simultaneamente exibidas no lado direito, para que você tenha uma visão clara de como sua assinatura aparecerá. Uma vez que você esteja satisfeito com o design, apenas aperte Save e está pronto!

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Assinaturas de E-mail vão para um nível totalmente novo…

Eu fui capaz de configurar a integração com o Office 365 e criar meu primeiro modelo de assinatura de e-mail mais rápido do que o Barry Allan, também conhecido como Flash, mas a próxima pergunta é como você move seu modelo para produção ou, melhor ainda, testá-lo. Bem, me levou apenas alguns segundos para perceber que foi construído dentro do serviço.

Um modelo de assinatura de e-mail deve ser ativado e aplicado, um processo granular no qual o administrador define para quem ele se aplica quando as mensagens são enviadas. Há também a opção de adicionar exclusões e regras de data e hora com base nas necessidades da sua empresa. Uma vez concluído, as assinaturas de e-mail começarão a ser carimbadas para todas as mensagens com base em todas as regras que você definiu.

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E sobre imagens de perfil ?

Agora vivemos em um mundo onde conhecer o endereço de e-mail de uma pessoa não é suficiente para fins de comunicação, e ter uma imagem torna a colaboração em equipe muito mais fácil, com todos os novos produtos Microsoft agora oferecendo o uso de imagens de fotos. Exclaimer Cloud – Signatures para Office 365 têm um recurso interno onde todos os usuários estão listados, permitindo que você envie suas imagens por meio de um processo simples em duas etapas, que são usadas nas assinaturas. Muito legal, não é?

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Melhorando a sua experiência com Exclaimer Cloud

Exclaimer Cloud – Signatures para Office 365 é um produto fantástico e funciona perfeitamente. No entanto, alguns usuários ainda tentarão configurar suas próprias assinaturas, criando alguns inconvenientes para administradores de TI. Minha recomendação é garantir que o Exclaimer Cloud – Signatures para Office 365 seja a única fonte de assinaturas de e-mail, bloqueando a capacidade dos usuários finais de alterar o design da assinatura. Você pode fazer isso por meio do Group Policies for Outlook Clients e Outlook Web App Policies na Central de Administração do Exchange no Office 365.

Outro conselhos de práticas recomendadas para usar este serviço é ter certeza de que o Active Directory está atualizado e inclui as informações corretas dos contato  para serem usadas para as assinaturas.

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Últimos comentários…

Na minha opinião, Exclaimer CloudSignatures para Office 365 aumentou o padrão quanto ao gerenciamento de assinaturas de e-mail. As capacidades de integração com Office 365 são claras e diretas. O serviço é fácil de usar e poderoso, além de não exigir espaço nem no local e  nem no lado do cliente, tornando-o perfeito para todas as organizações.

Do ponto de vista do usuário final, não há configuração alguma. Para quem recebe mensagens, eles conseguem ver assinaturas de e-mail profissionais, que podem incluir ícones de mídia social, fotos AD, banners de marketing, etc., independentemente de qual dispositivo o e-mail tenha sido enviado.

Depois de analisar e usar o serviço por algumas semanas em meus domínios como administrador e usuário final, minha classificação para o serviço é de 5 estrelas em 5.

Written by Anderson Patricio

Anderson Patricio

Anderson Patricio é MVP e MCSM (Solutions Master) em Exchange. Ele contribui com a Comunidade Microsoft em diversas áreas, tais como Artigos, Tutoriais, Vídeos, Blogs, Fórums, revisão de livros e apresentações para a comunidade Canadense e Brasileira.
Anderson posta regularmente aqui no AndersonPatricio.org, como também no AndersonPatricio.ca e MSExchange.org.
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